Khi đặt phòng cho khách đoàn, việc nắm rõ quy trình từ tiếp nhận yêu cầu đến ký hợp đồng là yếu tố then chốt để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Trong bài viết này, Yiwin sẽ chia sẻ quy trình đặt phòng cho khách đoàn, đồng thời chia sẻ những lưu ý quan trọng dành cho nhân viên và khách, giúp việc đặt phòng trở nên nhanh chóng, chính xác và thuận tiện nhất.
Thế nào là khách đoàn?
Khách đoàn (Group Guest hay Group Booking) chỉ một nhóm khách có nhu cầu đặt nhiều phòng cùng lúc, thường di chuyển và lưu trú cùng nhau theo một lịch trình chung. Điểm khác biệt lớn nhất của khách đoàn so với khách lẻ là: số lượng lớn, đặt phòng đồng bộ và thường có hợp đồng, đặt cọc, thỏa thuận dịch vụ riêng.
Có những loại khách đoàn phổ biến đó là:
- Đoàn du lịch
- Đoàn công ty/doanh nghiệp
- Đoàn hội nghị/sự kiện
- Đoàn khách quốc tế
Chi tiết quy trình đặt phòng cho khách đoàn
Dưới đây là chi tiết từng bước trong quy trình đặt phòng cho khách đoàn:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Khách sạn tiếp nhận thông tin ban đầu tư khách đoàn thông qua hotline, email, trang OTA, đơn vị lữ hành. Lúc này, nhân viên sẽ nhận các thông tin quan trọng như số lượng khách, số phòng dự kiến, thời gian lưu trú, mục đích chuyến đi và những yêu cầu đặc biệt (phòng gần nhau, giường đơn/đôi, phòng họp, ăn uống…).
Bước 2: Tư vấn phòng nghỉ và gói dịch vụ
Dựa trên thông tin đã thu thập của khách đoàn, khách sạn sẽ đề xuất các hạng phòng phù hợp với quy mô và ngân sách của đoàn. Đồng thời, nhân viên tư vấn thêm các dịch vụ đi kèm như buffet sáng, suất ăn theo đoàn, phòng hội nghị, gala dinner hoặc dịch vụ đưa đón.
Bước 3: Báo giá và gửi đề xuất
Khách sạn lập bảng báo giá chi tiết bao gồm giá từng loại phòng, số lượng phòng, mức ưu đãi áp dụng cho đoàn và các khoản phụ thu nếu có. Bảng đề xuất cũng thể hiện rõ chi phí dịch vụ bổ sung như ăn uống, tổ chức sự kiện hay vận chuyển. Sau khi gửi báo giá, bộ phận kinh doanh theo dõi phản hồi và giải đáp thắc mắc của khách hàng.
Bước 4: Lập danh sách phân phòng
Khi đoàn đồng ý với báo giá, khách sạn tiến hành lập danh sách phân phòng. Danh sách sẽ được sắp xếp dựa trên thông tin do trưởng đoàn cung cấp, đảm bảo bố trí phòng hợp lý theo nhóm, giới tính hoặc dựa theo nhu cầu riêng. Sau đó danh sách này sẽ được gửi lại cho trường đoàn để điều chỉnh và xác nhận trước khi chốt.
Bước 5: Ký hợp đồng đặt phòng
Sau khi thống nhất tất cả thông tin, hai bên tiến hành ký hợp đồng hoặc xác nhận đặt phòng qua email theo quy định của khách sạn. Hợp đồng nêu rõ số lượng phòng, mức giá, thời gian lưu trú, chính sách hoàn – hủy, điều khoản đặt cọc và phương thức thanh toán. Khi hợp đồng hoàn tất, khách sạn gửi xác nhận đặt phòng chính thức.
Bước 6: Chuẩn bị trước ngày nhận phòng
Trước khi khách đoàn đến, nhân viên khách sạn sẽ xác nhận lại thông tin với khách đoàn và cập nhật lại các thay đổi mới theo yêu cầu. Đồng thời, sắp xếp phòng theo đúng yêu cầu, kiểm tra trang thiết bị và chuẩn bị dịch vụ đi kèm. Khách sạn sẽ thông báo cho tất cả các bộ phận liên quan về thời gian và đặc điểm của khách đoàn, sau đó sẽ phân công cụ thể công việc để mọi bộ phận phối hợp nhịp nhàng.
Một số lưu ý khi đặt phòng cho khách đoàn
Khi thực hiện đặt phòng cho khách đoàn, việc nắm rõ một số lưu ý quan trọng sẽ giúp quy trình diễn ra suôn sẻ, tránh nhầm lẫn về số lượng, loại phòng và các dịch vụ đi kèm. Cụ thể như sau:
Đối với nhân viên
- Tiếp nhận chính xác thông tin: Nhân viên cần ghi nhận đầy đủ số lượng đầy đủ số lượng khách đoàn, số phòng, thời gian lưu trú, yêu cầu đặc biệt và ngân sách dự kiến. Thông tin càng rõ ràng thì việc tư vấn dịch vụ khách sạn càng hiệu quả.
- Kiểm tra kỹ tình trạng phòng: Trước khi phản hồi lại khách, nhân viên cần kiểm tra thực tế số lượng phòng trống, vị trí phòng và khả năng sắp xếp phòng liền nhau để tránh hứa vượt khả năng cung cấp.
- Ghi rõ mọi điều khoản dịch vụ: Nhân viên khách sạn phải báo giá đầy đủ các hạng mục như giá phòng, ưu đãi đoàn, phụ thu, chính sách đặt cọc, hoàn – hủy và các dịch vụ bổ sung.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: Thông tin khách đoàn, danh sách phòng và dữ liệu liên quan cần được bảo mật, đặc biệt với các đoàn công ty hoặc sự kiện lớn.
- Luôn cập nhật giá: Giá phòng và dịch vụ có thể thay đổi theo mùa hoặc chính sách mới. Nhân viên cần cập nhật liên tục để tư vấn chính xác, tránh báo giá lệch so với quy định.
Đối với khách đoàn
- Chuẩn bị thông tin rõ ràng: Trưởng đoàn nên cung cấp số lượng khách, loại phòng mong muốn, lịch trình dự kiến và các yêu cầu riêng để khách sạn sắp xếp chính xác.
- Đặt phòng sớm: Việc đặt phòng sớm giúp đảm bảo đủ số lượng phòng liền nhau và có cơ hội nhận giá tốt hơn, đặc biệt vào mùa cao điểm.
- Đọc kỹ báo giá, đặc biệt các khoản phụ thu: Các chi phí như giường phụ, trẻ em, check-in sớm, check-out muộn hoặc dịch vụ kèm theo cần được xem kỹ để tránh phát sinh ngoài dự kiến.
- Thương thảo hợp đồng: Đoàn nên nắm rõ điều khoản đặt cọc, thanh toán và chính sách hoàn – hủy trước khi ký. Thỏa thuận rõ ràng giúp cả hai bên phối hợp thuận lợi.
Giải đáp một số câu hỏi thường gặp
Một đoàn bao nhiêu người thì được tính là “khách đoàn”?
Trả lời: Thông thường, khách đoàn được hiểu là nhóm từ 10 người trở lên. Tuy nhiên, mỗi khách sạn có thể có quy định riêng: một số nơi tính từ 5 – 8 người là khách đoàn, trong khi các khách sạn lớn thường đặt ngưỡng cao hơn.
Có thể thay đổi danh sách phân phòng sát ngày không?
Trả lời: Hầu hết khách sạn cho phép thay đổi danh sách phân phòng trước một thời hạn nhất định (thường 3–7 ngày trước ngày nhận phòng). Sau thời hạn này, việc thay đổi sẽ phụ thuộc vào tình trạng phòng còn trống và chính sách khách sạn, có thể bị tính phí.
Khi nào cần đặt cọc và mức đặt cọc thường bao nhiêu?
Trả lời: Thời điểm đặt cọc thường được thực hiện sau khi ký hợp đồng hoặc xác nhận đặt phòng. Mức đặt cọc thường dao động từ 10–30% tổng giá trị đặt phòng tùy chính sách khách sạn và quy mô đoàn.
Đoàn lớn có ưu đãi đặc biệt không?
Trả lời: Hầu hết khách sạn sẽ có chính sách ưu đãi cho đoàn lớn, ví dụ:
- Giảm giá theo số lượng phòng hoặc số lượng khách.
- Tặng dịch vụ bổ sung (ăn sáng miễn phí, đưa đón sân bay, phòng họp).
Việc nắm vững quy trình đặt phòng cho khách đoàn không chỉ giúp khách sạn phục vụ chuyên nghiệp, mà còn mang đến trải nghiệm thuận tiện, thoải mái cho khách. Yiwin là nhà thầu thiết kế thi công khách sạn chuyên nghiệp, hứa hẹn đem tới cho quý chủ đầu tư những công trình khách sạn tuyệt đẹp và đẳng cấp. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0944 115 336 để được tư vấn cụ thể!
Xem thêm:
