Cơ cấu khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và quản lý hoạt động của khách sạn một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Tùy theo quy mô khách sạn và hạng sao khác nhau mà cơ cấu tổ chức khách sạn cũng khác nhau. Bài viết dưới đây Yiwin sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và thấy được sự khác biệt trong cơ cấu tổ chức khách sạn từ 1 tới 5 sao nhé!

Cơ cấu tổ chức khách sạn là gì?

Cơ cấu tổ chức khách sạn là hệ thống sắp xếp các bộ phận, phòng ban và vị trí nhân sự trong khách sạn theo một trật tự logic và khoa học, nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả, đồng bộ và chuyên nghiệp.

Một sơ đồ tổ chức sẽ thể hiện được thứ bậc cao quản lý nhất xuống các quản lý tầm trung và tới các bộ phận chuyên môn, cho biết ai làm gì? Ai chịu trách nhiệm với ai? Cách để các bộ phận phối hợp với nhau nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

Một cơ cấu tổ chức khách sạn hoàn thiện sẽ đem lại lợi ích gì?

Một cơ cấu tổ chức hoàn thiện sẽ tăng hiệu quả trong quản lý và vận hành, phân công rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn cho từng vị trí, bộ phận. Giúp người quản lý dễ dàng giám sát, điều phối và đánh giá hiệu quả cách làm việc của nhân viên cấp dưới. Hạn chế tình trạng bỏ sót công việc hoặc công việc không đồng đều.

Nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng. Mỗi bộ phận phụ trách một lĩnh vực chuyên môn sẽ tạo ra được một quy trình phục vụ chuyên nghiệp. Thêm đó, nhân sự được đào tạo chuyên môn sâu góp phần cải thiện trải nghiệm khách hàng khi sử dụng dịch vụ.

Ngoài ra, cơ cấu tổ chức hoàn thiện sẽ giúp việc giao tiếp giữa các cấp bậc quản lý với từng bộ phận trở nên dễ dàng, trơn tru hơn, giảm thiểu hiểu nhầm giữa các thành viên và sai sót trong công việc.

Đồng thời, giúp khách sạn tối ưu hóa nguồn lực, sắp xếp nhân sự một cách hợp lý, cơ chế linh hoạt điều chỉnh nhân sự theo từng thời điểm kinh doanh khách sạn. Hỗ trợ khách sạn mở rộng quy mô, dễ dàng nâng cấp hạng sao hay tăng số lượng phòng, mở chi nhánh và không khó nếu muốn tích hợp thêm các công cụ quản lý hiện đại.

Từ đó, có thể thấy một cơ cấu tổ chức khoa học sẽ giúp khách sạn vận hành trơn tru hơn đối thủ, làm giảm những chi phí không cần thiết mà vẫn nâng cao được chất lượng dịch vụ và giữ chân khách hàng.

Cơ cấu khách sạn từ 1 đến 5 sao 

Tùy từng quy mô khách sạn và hạng sao mà mỗi một khách sạn sẽ có cơ cấu tổ chức khác nhau. Quy mô khách sạn nhỏ, hạng 1-2 sao thì cơ cấu tổ chức sẽ đơn giản hơn so với những khách sạn có quy mô lớn, hạng sao nằm ở mức 4-5. 

Sơ đồ cơ cấu tổ chức khách sạn 1 sao

Khách sạn 1 sao thường là những khách sạn có quy mô nhỏ, nên cơ cấu tổ chức đơn giản không quá nhiều vị trí cũng như nhân sự. Một bộ phận thường kiêm nhiều công việc. Đối với nhà hàng, tùy thuộc vào mục đích của khách sạn mà sẽ có hoặc không.

Các vị trí thường thấy trong khách sạn 1 sao gồm:

Chủ khách sạn/Giám đốc

Bộ phận lễ tân 

Bộ phận buồng phòng 

Bộ phận bảo vệ

Bộ phận kỹ thuật (thường được thuê ngoài)

Sơ đồ cơ cấu tổ chức khách sạn 2 sao

Tiêu chuẩn quy mô khách sạn 2 sao, khách sạn phải có tối thiểu từ 20 tới 49 phòng lưu trú. Số lượng phòng nhiều sẽ cần thêm nhiều bộ phận và nhân sự, cơ cấu tổ chức cũng theo đó tăng thêm một vài bộ phận khác.

Các vị trí thường thấy trong khách sạn 2 sao gồm:

Chủ khách sạn/Giám đốc

Phó Giám đốc

Kế toán 

Bộ phận lễ tân – đặt phòng 

Bộ phận buồng phòng

Bộ phận kỹ thuật – Bảo trì

Bộ phận kế toán – Thu ngân 

Sơ đồ cơ cấu tổ chức khách sạn 3 sao 

Theo TCVN đối với khách sạn 3 sao tối thiểu có 50 buồng ngủ đối với khách sạn và khách sạn nghỉ dưỡng (resort) tối thiểu 40 buồng ngủ. Với số lượng phòng lớn như vậy sẽ có cơ cấu tổ chức khách sạn mang tính chuyên môn cao, với sự phân chia từng bộ phận rõ ràng có tính chi tiết hơn.

Các vị trí thường thấy trong khách sạn 3 sao gồm:

Tổng Giám đốc 

Giám đốc điều hành 

Bộ phận lễ tân 

Bộ phận buồng phòng 

Bộ phận kỹ thuật – Bảo trì 

Bộ phận kế toán – Thu ngân 

Bộ phận nhà hàng – Bếp

Ở các bộ phần đều có trường bộ phận và các nhân viên cấp dưới 

Sơ đồ cơ cấu tổ chức 4-5 sao 

Tiêu chuẩn khách sạn 4 sao tối thiểu có 80 phòng nghỉ và với khách sạn 5 sao tối thiểu có 100 buồng ngủ. Quy mô lớn như vậy sẽ cần số lượng nhân viên từ 200 trở lên, có thể tới cả nghìn người. 

Vì vậy, những khách sạn này sẽ có nhiều cấp bậc và mang tính phức tạp hơn, cơ cấu tổ chức cũng theo đó mà phân định thành nhiều phòng ban, mỗi phòng ban sẽ có những nhân viên cấp thấp hơn. 

Với quy mô khách sạn 4 – 5 sao thì các chức năng và vị trí sẽ nhiều hơn, đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu đặc biệt tới từ những vị khách cao cấp:

Tổng Giám đốc 

Phó Tổng Giám đốc 

Dưới là các Giám đốc của từng bộ phận riêng lẻ

Dưới Giám đốc sẽ có các trưởng bộ phận và nhân viên đảm nhận từng nhiệm vụ, vị trí riêng, rõ ràng hơn so với các khách sạn 1 – 3 sao.

Ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức khách sạn. 

Mỗi một cơ cấu tổ chức khách sạn sẽ thể hiện được quy mô khách sạn đó lớn hay nhỏ, và dù là quy mô nào thì đều có ưu và nhược điểm riêng của nó. 

Cơ cấu tổ chức khách sạn từ 1-3 sao

Ưu điểm:

Cơ cấu tổ chức đơn giản, ít cấp bậc quản lý sẽ giúp cho việc điều hành và kiểm soát hoạt động dễ dàng. Ít bộ phận và nhân sự giúp khách sạn tiết kiệm chi phí quản lý và nhân sự

Ngoài ra còn có tính linh hoạt cao, dễ điều chỉnh, thay đổi trong tổ chức để phù hợp với tình hình kinh doanh. Đồng thời khoảng cách giữa các cấp quản lý ngắn, giúp truyền đạt thông tin hiệu quả.

Nhược điểm:

Vì ít nhân sự nên một nhân viên có thể sẽ phải kiêm nhiều nhiệm vụ, từ đó gây ra ảnh hướng tới chất lượng dịch vụ. Số lượng nhân viên ít sẽ khó đáp ứng được những yêu cầu đặc biệt từ khách hàng.

Cơ cấu tổ chức đơn giản sẽ thiếu hệ thống kiểm soát nội bộ chuyên sâu, dễ xảy ra sai sót hoặc thiếu sót trong vận hành.

Cơ cấu tổ chức khách sạn 4-5 sao

Ưu điểm: 

Cơ cấu tổ chức chuyên nghiệp, rõ ràng, mỗi bộ phận đều có chức năng riêng, nhân sự được đào tạo bài bản. Nhân sự nhiều, được đào tạo chuyên môn sẽ nâng cao được chất lượng dịch vụ.

Với khách sạn 4-5 sao có thể đáp ứng được nhiều loại hình dịch vụ như tiệc cưới, spa, bar,… Và việc quản lý, kiểm soát cũng tốt hơn nhờ vào có các tầng quản lý trung gian, quy trình bài bản.

Nhược điểm:

Do số lượng nhân viên lớn và nhiều bộ phận chức năng sẽ tốn khá nhiều chi phí và nhân sự và việc vận hành. 

Với quy mô khách sạn lớn thì cơ cấu tổ chức cũng sẽ cồng kềnh, nhiều bộ phận và chức năng khác nhau từ đó dẫn tới việc khó có thể thay đổi linh hoạt. Việc điều chỉnh mô hình sẽ cần thời gian và quy trình phức tạp.

Trên đây là những thông tin chi tiết về sự khác biệt về cơ cấu tổ chức khách sạn 1-5 sao mà Yiwin đã tổng hợp được và chia sẻ tới các bạn đọc. Hy vọng bài viết trên sẽ mang tới những kiến thức hữu ích cho các bạn về cơ cấu tổ chức trong khách sạn!