Các bộ phận trong khách sạn đều đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động vận hành, phục vụ và kinh doanh. Mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, nhưng đều hướng đến mục tiêu chung là nâng cao trải nghiệm khách hàng, đáp ứng mọi nhu cầu của họ, từ đó giúp khách sạn phát triển bền vững và gia tăng doanh thu, lợi nhuận. Trong bài viết dưới đây, Yiwin sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn từ 1 đến 5 sao. Mời bạn cùng theo dõi!

Tổng quan về các bộ phận trong khách sạn

Cơ cấu tổ chức khách sạn là sơ đồ thể hiện cách phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và chức năng trong toàn bộ hệ thống khách sạn. Mục tiêu của cơ cấu tổ chức khách sạn là đảm bảo quy trình vận hành hiệu quả. 

Các bộ phận chính mà quy mô khách sạn nào cũng cần có gồm lễ tân, buồng phòng, nhà hàng, kế toán, nhân sự, kỹ thuật, an ninh. Ngoài ra cơ cấu tổ chức gồm có các ban quản lý cấp cao và giám đốc phụ trách điều hành các bộ phận khác nhau.

Dưới đây là ảnh sơ đồ mô tả để cho các bạn đọc dễ hiểu (tùy theo quy mô khách sạn sơ đồ tổ chức sẽ có thêm các ban ngành, bộ phận và các cấp quản lý, giám đốc điều hành khác)

Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn

Tùy theo quy mô từng khách sạn từ 1 tới 5 sao mà số lượng các bộ phận trong khách sạn sẽ theo đó mà đa dạng hơn. Dưới đây Yiwin sẽ đưa ra cho các bạn đọc lần lượt chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận chính và thường có ở tất cả khách sạn

Lễ tân 

Bộ phận lễ tân là bộ mặt, cầu nối giữa khách sạn với khách hàng, bộ phận đầu tiên gặp mặt, đón tiếp và tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Bộ phận này cũng giúp khách hàng kết nối với các dịch vụ khác nhau của khách sạn. 

Nhiệm vụ của lễ tân là tiếp đón, mang hành lý hay tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng, check-in – out của khách. Cung cấp thông tin về các dịch vụ trong khách sạn và các dịch vụ bổ sung, hỗ trợ khách hàng 24/7. 

Ngoài ra bộ phận lễ tân còn quản lý chìa khóa phòng, kiểm soát an ninh khu vực lễ tân. Cập nhập hồ sơ khách hàng, thanh toán và lập hóa đơn.

Bộ phận buồng phòng

Bộ phận buồng phòng chịu trách nhiệm về việc dọn dẹp, đảm bảo tính sạch sẽ, duy trì thẩm mỹ của từng phòng nghỉ và những nơi công cộng ở khách sạn mọi lúc. 

Các nhận trong bộ phận buồng phòng có nhiệm vụ dọn phòng khách hàng hằng ngày và sau khi trả phòng. Cần vệ sinh khu vực công cộng như hành lang, nhà vệ sinh chung và sảnh khách sạn. Đồng thời cần báo cáo các vấn đề hư hỏng cho bộ phận kỹ thuật và quản lý, cung cấp đồ dùng cho từng phòng nghỉ.

Bộ phận bảo vệ khách sạn 

Bảo vệ là bộ phận quan trọng trong việc giữ gìn trật tự, đảm bảo an toàn cho tài sản, khách hàng và nhân viên tại khách sạn. Giám sát an ninh toàn bộ khu vực khách sạn.

Nhiệm vụ bao gồm kiểm tra người và phương tiện ra vào, tuần tra khu vực trong và ngoài khách sạn, giám sát hệ thống camera an ninh, xử lý các tình huống khẩn cấp như cháy nổ, gây rối, mất cắp và hỗ trợ phối hợp với các cơ quan chức năng khi cần thiết.

Kỹ thuật cơ bản (có thể thuê ngoài)

Đối với khách sạn 1 sao thì bộ phận này có thể là sự kết hợp giữa các bộ phận khác hoặc có thể thuê ngoài. Nhưng từ khách sạn 2 sao sẽ có một bộ phận bảo trì –  kỹ thuật riêng biệt.

Bộ phận kỹ thuật đóng vai trò duy trì hoạt động ổn định và an toàn cho hệ thống cơ sở hạ tầng trong khách sạn. Chức năng chính của bộ phận kỹ thuật gồm bảo trì, sửa chữa, vận hành các hệ thống kỹ thuật như điện, nước, điều hòa, PCCC, thang máy. 

Các nhiệm vụ bao gồm kiểm tra định kỳ thiết bị kỹ thuật, xử lý sự cố, hỗ trợ các bộ phận khác trong việc lắp đặt hoặc chuẩn bị thiết bị phục vụ hội nghị – sự kiện.

Bộ phận đặt phòng 

Đây là bộ phận tiếp nhận và xử lý tất cả các yêu cầu liên quan tới việc đặt phòng của khách, đảm bảo tối ưu hóa công suất phòng và nâng cao doanh thu.

Nhiệm vụ của bộ phận đặt phòng gồm nhận đặt phòng trực tuyến, xác nhận thông tin và cập nhật vào hệ thống khách sạn, có thể kết hợp với lễ tân để sắp xếp phòng 1 cách phù hợp, có thể xử lý thay đổi yêu cầu đột ngột của khách hàng như hủy phòng hoặc yêu cầu đặc biệt.

Bộ phận kế toán – tài chính

Đây là bộ phận trong khách sạn quản lý toàn bộ dòng tiền, thu chi, và tình hình tài chính của khách sạn. Chức năng chính là giám sát tài chính, lập kế hoạch ngân sách, đảm bảo các hoạt động kinh doanh hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. 

Nhiệm vụ của bộ phận kế toán – tài chính là quản lý hóa đơn – chứng từ, thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo kết quả kinh doanh, kiểm soát chi phí.

Bộ phận nhà hàng – bếp

Với khách sạn 1-2 sao sẽ tùy từng khách sạn mà sẽ có thêm bữa sáng cho khách hàng. Đến với khách sạn 3 sao thì bộ phận nhà hàng – bếp sẽ được tách riêng để chuẩn bị phục vụ tất cả đồ ăn và thức uống cho khách hàng. 

Bộ phận này đòi hỏi nhiều kiến thức về thực phẩm và được đào tạo bài bản. Để đạt được một bộ phận bếp có chuyên môn cao cũng cần có kiến thức chuyên nghiệp về các kỹ năng cơ bản và các quy tắc của phòng bếp.

Bộ phận Marketing & Sale

Đây là một bộ phận không thể thiếu trong các khách sạn cấp cao. Bộ phận này có vai trò thu hút khách hàng và tăng doanh thu cho khách sạn thông qua các hoạt động quảng bá dịch vụ trên các kênh truyền thông

Bộ phận này sẽ tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng cá nhân hoặc tổ chức. Đồng thời là lập các kế hoạch quảng bá thương hiệu, xây dựng hình ảnh thương hiệu tới khách hàng tiềm năng thông qua các sự kiện, truyền thông,… 

Ngoài ra, bộ phận Marketing & Sale sẽ đưa ra các chiến lược về giá phù hợp, định giá sản phẩm và tạo ra các gói combo, các gói khuyến mại dịch vụ đi kèm phù hợp với đa dạng đối tượng, hoặc các gói tri ân để giữ chân khách hàng cũ quay lại với khách sạn.

Thêm vào đó, bộ phận marketing & sale còn nghiên cứu thị trường và phân tích đối thủ cạnh tranh, đưa ra điểm mạnh –  yếu của đối thủ và những điểm cần sửa đổi của khách sạn. Từ đó có thể phát triển khách sạn, tăng doanh thu mang lại lợi nhuận về cho chủ đầu tư

Bộ phận nhân sự 

Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nguồn lực con người trong khách sạn. Chức năng chính là đảm bảo khách sạn có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, làm việc hiệu quả, đúng người – đúng việc.

Nhiệm vụ bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, xử lý các vấn đề nội bộ (khen thưởng, kỷ luật), xây dựng quy chế lao động, chế độ phúc lợi và tạo dựng môi trường làm việc tích cực, gắn kết.

Bộ phận giặt là (có thể thuê ngoài)

Với bộ phận giặt là, tùy từng khách sạn sẽ có riêng một khu vực dành cho bộ phận này với trách nhiệm giặt ủi tất cả vật dụng làm bằng vải trong khách sạn cả đồng phục của nhân viên, đôi khi có đồ dùng của khách nếu có yêu cầu. 

Bộ phận này cần tiếp nhận và phân loại từng chất liệu vải và xử lý đúng cách, vận hành máy giặt và máy sấy công nghiệp. Đảm bảo vệ sinh chăn, ga, gối, đệm,… sạch sẽ, thơm tho. Ngoài ra còn cần kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị thường xuyên, đảm bảo tốc độ xử lý kịp thời và không làm thất thoát đồ giặt của khách.

Các bộ phận khác trong khách sạn 

Ở trên là những bộ phận trong khách sạn thường có ở tất cả mọi khách sạn từ 1 tới 5 sao. Ngoài ra, đối với các khách sạn cao cấp hơn sẽ có thêm những bộ phận khác được tách riêng biệt ra nhằm mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng khi sử dụng, và đảm bảo yêu cầu luôn được thực hiện một cách tốt nhất.

Khách sạn 4 sao thường được tăng thêm các dịch vụ bổ sung dưới đây

• Bộ phận bếp chuyên nghiệp được tách riêng
• Bộ phận Spa – Gym – Hồ bơi 
• Bộ phận tổ chức hội nghị, tiệc
• Bộ phận công nghệ thông tin 
• Bộ phận quản lý chất lượng dịch vụ

Khách sạn 5 sao được chuẩn bị thêm các dịch vụ khác nhằm phục vụ toàn diện, đẳng cấp với phân khúc khách hàng giới thượng lưu, doanh nghiệp,…

• Bộ phận chăm sóc khách hàng
• Bộ phận quản lý tài sản – kho 
• Bộ phận dịch vụ đặc biệt (đưa đón, trông trẻ,…)
• Bộ phận an toàn thực phẩm & y tế 
• Bộ phận giải trí ngay trong khu vực khách sạn
• Bộ phận vệ sinh môi trường 

Các xu hướng mới trong cơ cấu tổ chức các bộ phận khách sạn hiện đại

Trong bối cảnh ngành khách sạn đang thay đổi nhanh chóng nhờ công nghệ và sự thay đổi trong hành vi tiêu dùng của khách hàng, cơ cấu tổ chức các bộ phận trong khách sạn cũng đang có nhiều điều chỉnh để thích nghi hiệu quả hơn. 

Dưới đây là một số xu hướng nổi bật giúp thay đổi cách vận hành nhằm tăng trải nghiệm của khách hàng, giúp khách sạn tối ưu chi phí nâng cao doanh thu cho khách sạn:

Ứng dụng các phần mềm quản lý khách sạn giúp đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận với nhau.

Sử dụng AI chatbot hoặc ứng dụng mobile giúp khách hàng đặt phòng online nhanh chóng mà không cần tương tác trực tiếp.

Thuê ngoài các bộ phận không quan trọng đang là một cách mà nhiều khách sạn hiện nay đang sử dụng, nhằm tiết kiệm chi phí và mang lại tính linh hoạt cho khách sạn trong những giai đoạn mùa thấp điểm.

Có thể kết hợp các bộ phận có chức năng gần nhau nhằm giảm chi phí nhân sự, tăng sự phản hồi giữa các bộ phận.

Trên đây là những thông tin chi tiết về chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn mà Yiwin đã tổng hợp được và chia sẻ tới các bạn đọc. Mỗi bộ phận đều có trách nhiệm riêng nhưng phải đảm bảo phối hợp nhuần nhuyễn để khách sạn vận hành ổn định, mang lại doanh thu và lợi nhuận. 

Xem thêm: Kinh nghiệm kinh doanh khách sạn hiệu quả