Chi phí vận hành khách sạn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của mỗi dự án. Đây là toàn bộ các khoản chi phí cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày của khách sạn. Trong bài viết này, Yiwin sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu về khái niệm, cách tính chi phí vận hành khách sạn cũng như các chiến lược tối ưu chi phí vận hành khách sạn hiệu quả.

Chi phí vận hành khách sạn là gì?

Chi phí vận hành khách sạn là toàn bộ các khoản chi phí mà chủ đầu tư khách sạn phải bỏ ra để duy trì hoạt động kinh doanh hằng ngày của khách sạn từ việc phục vụ khách lưu trú cho đến vận hành các dịch vụ bổ sung như nhà hàng spa, hội nghị. Đây là những chi phí phát sinh định kỳ trong quá trình khách sạn hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận ròng và thời gian hoàn vốn đầu tư.

Chi phí vận hành khách sạn gồm những gì?

Cụ thể, chi phí vận hành khách sạn bao gồm:

Chi phí cố định 

Đây là các khoản chi không thay đổi nhiều theo công suất phòng hay doanh thu:

• Chi phí thuê mặt bằng (nếu có)

• Chi phí khấu hao tài sản cố định (cơ sở vật chất, nội thất, thiết bị…)

• Lương cứng nhân viên quản lý và nhân sự cố định

• Chi phí bảo hiểm tài sản, bảo trì định kỳ

• Chi phí phần mềm quản lý khách sạn, dịch vụ CNTT định kỳ

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi sẽ bao gồm các loại chi phí cụ thể sau:

Chi phí nguyên vật liệu tiêu hao

• Thực phẩm, đồ uống: chi phí cho nguyên liệu phục vụ nhà hàng, quầy bar, minibar.
• Vật dụng tiêu hao trong phòng: như xà phòng, dầu gội, bàn chải, nước uống, giấy vệ sinh…
• Đồ giặt là: hóa chất giặt, bao bì đóng gói đồ giặt cho khách.

Chi phí nhân sự theo giờ/ca

• Lương thời vụ hoặc theo giờ: nhân viên dọn phòng, phục vụ, lễ tân ca đêm, bảo vệ…
• Những nhân sự được thuê tăng cường vào mùa cao điểm hoặc dịp lễ tết.

Chi phí điện, nước, gas (theo mức sử dụng)

• Chi phí này biến đổi mạnh tùy theo lượng khách lưu trú, sử dụng điều hòa, máy nước nóng, bếp…

Chi phí giặt là và dọn phòng

• Bao gồm cả chi phí thuê dịch vụ bên ngoài (nếu không tự vận hành), hóa chất tẩy rửa, điện/nước trong quá trình giặt ủi, làm vệ sinh.

Chi phí dịch vụ phát sinh theo yêu cầu của khách

• Gọi xe đưa đón, dịch vụ phòng, tổ chức tiệc trong phòng, giường phụ, tour nội địa, spa, v.v.

Chi phí marketing theo hiệu suất 

• Hoa hồng cho OTA (Online Travel Agencies) như Booking, Agoda…
• Quảng cáo trả tiền theo click (Google Ads, Facebook Ads) – mức chi thay đổi tùy lượt hiển thị/lượt đặt phòng.

Chi phí sửa chữa nhỏ và bảo trì tức thời

• Thay bóng đèn, sửa vòi nước, sửa điều hòa… những hạng mục nhỏ, thường xuyên phát sinh theo tần suất sử dụng.

Cách tính chi phí vận hành khách sạn 

Dưới đây là các bước tính toán chi phí vận hành khách sạn: 

Bước 1: Xác định các hạng mục chi phí vận hành chính

Đầu tiên, chủ đầu tư cần xác định các hạng mục chi phí vận hành khách sạn chính: 

• Chi phí nhân sự.
• Chi phí điện, nước, Internet.
• Chi phí bảo trì, sửa chữa tài sản.
• Chi phí vật tư tiêu hao (amenities).
• Chi phí marketing, hoa hồng OTA.
• Chi phí quản lý vận hành, hành chính.
• Các chi phí khác (thuế, bảo hiểm, rác thải…).

Bước 2: Ước tính chi phí cụ thể cho từng hạng mục 

Chủ đầu tư có thể ước tính chi phí cụ thể dựa vào:

• Báo giá nhà cung cấp.
• Định mức tiêu hao (điện, nước, vật tư…).
• Tỷ lệ phần trăm theo doanh thu (theo chuẩn ngành khách sạn).

Bước 3: Cộng tổng chi phí để ra chi phí vận hành

Ta áp dụng công thức: 

Chi phí vận hành = ∑Chi phí nhân sự + Chi phí điện nước + Chi phí vật tư + ….

Ví dụ:

Chủ đầu tư xây dựng khách sạn mini 20 phòng, doanh thu tháng 1 là 1 tỷ đồng. Trong đó các chi phí vận hành gồm: 

• Nhân sự: 200 triệu.
• Điện nước: 100 triệu.
• Vật tư tiêu hao: 20 triệu.
• Marketing, OTA: 80 triệu.
• Chi phí bảo trì, hành chính, khác: 100 triệu.

→ Tổng chi phí vận hành tháng 1 là 500 triệu

*Lưu ý: Những số liệu tính toán ở trên chỉ mang tính chất tham khảo!

7 chiến lược tối ưu chi phí vận hành khách sạn

Để nâng cao hiệu quả kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận, các khách sạn cần áp dụng những chiến lược cắt giảm chi phí hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ. Dưới đây là 7 giải pháp thiết thực giúp tối ưu chi phí vận hành một cách bền vững.

Theo dõi và đánh giá chi phí vận hành

Đầu tiên, chủ khách sạn cần thường xuyên theo dõi và đánh giá chi phí vận hành thường xuyên. Cần thiết lập hệ thống kiểm soát chi phí theo từng bộ phận, so sánh định kỳ với doanh thu để kịp thời phát hiện những khoản lãng phí, từ đó điều chỉnh phù hợp. Đây là bước quan trọng giúp kiểm soát hiệu quả tài chính ngay từ đầu.

Sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng

Khách sạn nên đầu tư sử dụng các thiết bị tiết kiệm năng lượng như đèn LED, điều hòa inverter, hệ thống cảm biến tự động tắt/mở tại các khu vực công cộng. Những giải pháp này không chỉ giúp giảm chi phí điện nước dài hạn mà còn thể hiện sự thân thiện với môi trường.

Thường xuyên bảo trì khách sạn

Bảo trì khách sạn thường xuyên cũng là một chiến lược quan trọng. Việc bảo trì định kỳ các hệ thống điện, nước, điều hòa, nội thất giúp kéo dài tuổi thọ tài sản, tránh hỏng hóc bất ngờ, từ đó hạn chế chi phí sửa chữa lớn phát sinh. Ngoài ra, việc bảo trì nội thất và cơ sở vật chất giúp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và tăng độ hài lòng của khách hàng.

Sử dụng công nghệ quản lý hiện đại

Việc ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại như phần mềm quản lý khách sạn (PMS)  giúp hỗ trợ kiểm soát đặt phòng, tồn kho vật tư, nhân sự và tài chính một cách chính xác, nhanh chóng. Công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự gián tiếp mà còn hạn chế thất thoát tài sản. 

Tối ưu hóa nhân sự 

Chủ khách sạn cần sắp xếp ca làm việc theo công suất phòng, sử dụng nhân sự đa nhiệm và linh hoạt thuê part-time vào mùa thấp điểm. Việc này giúp tiết kiệm chi phí cố định nhưng vẫn đảm bảo vận hành suôn sẻ. Bên cạnh đó, áp dụng mô hình nhân sự đa nhiệm – ví dụ: lễ tân kiêm đặt phòng, nhân viên buồng phòng hỗ trợ dịch vụ giặt là – sẽ giúp giảm số lượng nhân sự nhưng vẫn duy trì chất lượng vận hành.

Điều chỉnh, thay đổi các dịch vụ kém hiệu quả

Khách sạn cần điều chỉnh hoặc cắt giảm các dịch vụ kém hiệu quả. Những dịch vụ không tạo ra lợi nhuận, chiếm nhiều chi phí vận hành cần được đánh giá lại, có thể thay đổi mô hình khai thác hoặc dừng hoạt động để tránh lãng phí nguồn lực. Việc cắt giảm dịch vụ hợp lý giúp khách sạn gia tăng lợi nhuận, tạo điều kiện đầu tư vào các dịch vụ đem lại giá trị cao hơn.

Tinh gọn bộ máy quản lý

Việc tinh gọn bộ máy quản lý cũng là một giải pháp giúp tiết kiệm chi phí vận hành khách sạn. Khách sạn nên đơn giản hóa cơ cấu nhân sự quản lý, cắt giảm các vị trí trung gian không cần thiết, hoặc thuê ngoài dịch vụ quản lý vận hành theo hiệu quả thực tế. Điều này giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng quản lý chuyên nghiệp.

Việc quản lý và tối ưu chi phí vận hành khách sạn là bài toán quan trọng giúp doanh nghiệp y trì lợi nhuận ổn định và phát triển bền vững. Việc kiểm soát tốt các khoản chi phí không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Nếu quý chủ đầu tư và bạn đọc có nhu cầu tìm kiếm nhà thầu thiết kế thi công khách sạn trọn gói, chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Yiwin qua hotline 0944 115 336 để nhận được báo giá tốt nhất!