Sơ đồ tổ chức khách sạn chi tiết là một yếu tố quan trọng giúp các nhà quản lý vận hành hệ thống dịch vụ một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Tùy theo tiêu chuẩn sao và quy mô hoạt động mà mỗi khách sạn sẽ có cơ cấu tổ chức khác nhau. Trong bài viết này, Yiwin sẽ giúp bạn đọc khám phá đầy đủ và rõ ràng về sơ đồ tổ chức của khách sạn từ 3-5 sao để có cái nhìn tổng thể về cách vận hành của ngành khách sạn chuyên nghiệp.

Sơ đồ tổ chức khách sạn là gì?

Sơ đồ tổ chức khách sạn là bản mô tả về cơ cấu tổ chức, chức năng và mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn. Nó thể hiện rõ vai trò, trách nhiệm của từng vị trí cũng như mối quan hệ cấp trên – cấp dưới, từ đó giúp quản lý và vận hành hiệu quả hơn. 

Trong một khách sạn, sơ đồ tổ chức thường bao gồm các bộ phận như lễ tân, buồng phòng, nhà hàng, bếp, tài chính, nhân sự, kỹ thuật… Tùy vào quy mô và tiêu chuẩn sao (3, 4 hoặc 5 sao), cấu trúc này sẽ đơn giản hoặc phức tạp hơn.

Tầm quan trọng của sơ đồ tổ chức khách sạn

Một sơ đồ tổ chức khách sạn chi tiết mang lại rất nhiều lợi ích cho khách sạn, nhân viên, bộ phận vận hành và cả khách hàng.

Sơ đồ tổ chức khách sạn cung cấp một cái nhìn tổng thể về cách cách bộ phận trong khách sạn phối hợp với nhau. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ vị trí của mình trong tổ chức và cách họ giao tiếp với bộ phận khác. 

Đồng thời. sơ đồ tổ chức xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận và nhân viên, giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và tranh chấp. Thêm vào đó, sơ đồ thể hiện cấp bậc, giúp nhân viên biết được ai là người quản lý của họ và người họ cần báo cáo là ai

Sơ đồ tổ chức khách sạn giúp cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách xác định rõ quy trình làm việc và vai trò của từng bộ phận. Khi nhân viên nắm rõ vai trò và nhiệm vụ của mình họ có thể phục vụ khách hàng tốt hơn.

Ngoài ra, sơ đồ tổ chức giúp khách sạn xác định rõ quy trình làm việc từ đó làm giảm thiểu lãng phí vào những chi phí không cần thiết.

Chi tiết về sơ đồ tổ chức khách sạn từ 3 đến 5 sao 

Tùy thuộc vào loại hình, quy mô và hạng sao của khách sạn mà sơ đồ tổ chức khách sạn sẽ đơn giản hoặc phức tạp với nhiều phòng ban, các bộ phận và nhân viên. Đảm bảo được chất lượng dịch vụ và đáp ứng những yêu cầu đặc biệt của khách hàng.

Sơ đồ tổ chức khách sạn 3 sao 

Theo tiêu chuẩn TCVN 4391:2015, khách sạn 3 sao phải đáp ứng tối thiểu 50 đến 79 phòng nghỉ, quy mô vừa và lớn, đồng thời cần cung cấp nhiều dịch vụ theo tiêu chuẩn như lễ tân 24/7, dịch vụ là ủi,… Vì vậy, sơ đồ tổ chức khách sạn 3 sao sẽ được xây dựng đầy đủ và chuyên nghiệp nhưng vẫn đảm bảo được tính gọn nhẹ và hiệu quả . 

Dưới đây là sơ đồ tổ chức 3 sao thường được sử dụng:

Các chức vị thường có trong một sơ đồ tổ chức khách sạn 3 sao:

Tổng quản lý/Giám đốc điều hành

Trưởng phòng các bộ phận lễ tân, buồng, F&B, Marketing & Sale, Nhân sự, Tài chính – Kế toán 

Các nhân viên của từng bộ phận 

Sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao 

Quy mô của khách sạn 4 sao thường khá lớn, với nhiều dịch vụ và tiện ích cao cấp và khi một khách sạn 4 sao đi vào hoạt động có nghĩa kèm theo đó là khối lượng công việc lớn đi cùng. 

Trong đó, mỗi một bộ phận phòng ban, mỗi vị trí lại có nhiệm vụ và chức năng khác biệt nhau. Vì vây, sơ đồ tổ chức cũng được xây dựng một cách chặt chẽ, chuyên nghiệp và phân cấp rõ ràng. sát nhân viên cấp dưới. 

Mỗi bộ phận đều có trưởng bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và giám sát nhân viên cấp dưới. 

Sơ đồ tổ chức khách sạn 5 sao 

Quy mô khách sạn càng lớn, thì sơ đồ tổ chức càng phức tạp. Vì vậy, sơ đồ tổ chức của khách sạn 5 sao sẽ phức tạp hơn sơ đồ tổ chức của khách sạn 3 hay 4 sao. 

Đồng thời sơ đồ tổ chức của khách sạn 5 sao cũng được chi thành nhiều phòng ban chuyên môn rõ ràng và chi tiết. Mỗi bộ phận đều có quản lý riêng và được giám sát bởi ban giám đốc, đứng đầu là Tổng giám đốc.

Ngoài ra, còn có các cấp phó tổng, trợ lý và chuyên viên hỗ trợ vận hành theo từng lĩnh vực. Sơ đồ tổ chức này giúp khách sạn 5 sao đảm bảo quản lý chặt chẽ, phục vụ chuyên nghiệp, mang lại trải nghiệm đẳng cấp cho khách hàng.

Chi tiết về các vị trí trong sơ đồ tổ chức khách sạn 

Tổng giám đốc

Là người đứng đầu toàn bộ khách sạn. Chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động vận hành, tài chính, nhân sự và chất lượng dịch vụ của cả khách sạn.

Là người lập kế hoạch chiến lược, phát triển và mở rộng kinh doanh khách sạn. Đồng thời là người đại diện khách sạn trong các mối quan hệ với đối tác, khách hàng lớn và cơ quan chức năng.

Phó tổng giám đốc

Là người hỗ trợ tổng giám đốc và làm người thay mặt khi cần thiết. Giám sát hoạt động hằng ngày của các phòng ban, điều chỉnh giữa các phòng ban, bộ phận để đảm  hiệu quả trong công việc và sự nhất quán trong phục vụ.

Đồng thời theo dõi việc thực hiện chính sách, quy trình vận hành. Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến khách hàng và nhân sự.

Giám đốc bộ phận

Có nhiệm vụ quản lý một phòng ban cụ thể, lập kế hoạch phân công công việc, kiểm soát chi phí của bộ phận phụ trách. Đảm bảo chất lượng dịch vụ đúng tiêu chuẩn.

Ngoài ra còn quản lý nhân sự trong bộ phận như tuyển dụng, đào tạo hay đánh giá hiệu suất công việc và báo cáo lên Phó tổng hay Tổng giám đốc.

Trưởng bộ phận 

Có nhiệm vụ thực hiện giám sát vận hành trực tiếp tại từng bộ phận. Quản lý nhân viên, chia ca, theo dõi công việc hằng ngày.

Giải quyết phát sinh trong hoạt động phục vụ khách hàng, đảm bảo bộ phận phòng ban luôn tuân thủ các tiêu chuẩn về vệ sinh, phục vụ, an toàn. Đồng thời đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới.

Bộ phận tiền sảnh

Nhiệm vụ của họ là cung cấp thông tin về dịch vụ trong khách sạn, hỗ trợ cho khách về việc đặt hoặc trả phòng.

Nắm được nhu cầu của khách hàng và hướng dẫn họ sử dụng trang thiết bị. Bộ phận này cũng cần thu thập ý kiến của khách hàng về chất lượng dịch vụ.

Bộ phận buồng phòng 

Có nhiệm vụ dọn phòng khách hàng hằng ngày và ngay sau khi trả phòng. Cần vệ sinh khu vực công cộng như hành lang, nhà vệ sinh chung và sảnh khách sạn.

Đồng thời cần báo cáo ngang các vấn đề hư hỏng cho bộ phận kỹ thuật và quản lý, cung cấp đồ dùng cho từng phòng nghỉ

Bộ phận bảo vệ 

Có nhiệm vụ tra người và phương tiện ra vào, tuần tra khu vực trong và ngoài khách sạn, giám sát hệ thống camera an ninh giữ an toàn và tài sản cho khách hàng và nhân viên. Ngoài ra hỗ trợ vận chuyển hành lý.

Bộ phận kỹ thuật

Nhiệm vụ của bộ phận kỹ thuật gồm bảo trì, sửa chữa, vận hành các hệ thống kỹ thuật như điện, nước, điều hòa, PCCC, thang máy. 

Các nhiệm vụ bao gồm kiểm tra định kỳ thiết bị kỹ thuật, xử lý sự cố, hỗ trợ các bộ phận khác trong việc lắp đặt hoặc chuẩn bị thiết bị phục vụ hội nghị – sự kiện.

Bộ phận tài chính – kế toán

Giám sát tài chính, lập kế hoạch ngân sách, đảm bảo các hoạt động kinh doanh hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. 

Quản lý hóa đơn – chứng từ, thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo kết quả kinh doanh, kiểm soát chi phí

Bộ phận nhà hàng – bếp 

Nhiệm vụ chính là chế biến thực phẩm, làm đa dạng các món ăn để phục vụ khách hàng. Đồng thời thường xuyên thay đổi, làm mới thực đơn phục vụ.

Ngoài ra nếu có sự kiện, tiệc cưới hay hội nghị, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm trang trí phòng và bàn tiệc.

Bộ phận Marketing & Sale 

Nhiệm vụ chính là tìm kiếm và thu hút khách hàng, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp vs họ. Lập kế hoạch quảng bá thương hiệu, xây dựng hình ảnh thương hiệu.

Đưa ra các chiến lược giá phù hợp giúp khách sạn thu hút đa dạng đối tượng khách hàng. Nghiên cứu và phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh, đưa ra các chiến lược, chiến thuật giúp khách sạn phát triển mang lại doanh thu và lợi nhuận.

Bộ  phận nhân sự

Nhiệm vụ bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, xử lý các vấn đề nội bộ (khen thưởng, kỷ luật), xây dựng quy chế lao động, chế độ phúc lợi và tạo dựng môi trường làm việc tích cực, gắn kết.

Trên đây là những thông tin chi tiết về sơ đồ tổ chức khách sạn 3, 4, 5 sao mà Yiwin đã tổng hợp được và chia sẻ tới các bạn đọc. Hy vọng bài viết trên sẽ mang tới những kiến thức hữu ích cho các bạn về sơ đồ tổ chức trong khách sạn.